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POLTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
FUNDACIÓN CIGÜEÑA-CIGÜ
1. OBJETIVO
El presente documento tiene como fin dar cumplimiento a la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 del 2012 y a sus Decretos reglamentarios, en el sentido de informar a todos los Titulares de la información personal recolectada, tratada y almacenada por LA FUNDACIÓN CIGÜEÑA-CIGÜ (en adelante, LA FUNDACIÓN), y el proceso que debe seguir en caso de requerir ejercer sus derechos como Titular de los datos.
El derecho al HABEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y les garantiza a todas las personas tomar decisiones y llevar control sobre su información personal.
Por lo tanto, LA FUNDACIÓN en compromiso por el respeto de los datos personales de sus fundadores, colaboradores, beneficiarios y proveedores, pone a su disposición la presente política de protección de datos personales para la protección de la privacidad de ellos, así como para reconocerles la facultad que tienen estos de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, que hayan sido recopiladas por LA FUNDACIÓN en el desarrollo del objeto social y de acuerdo con el cumplimiento de las leyes que cada una de las relaciones citadas comporta.
2. ALCANCE
Esta Política se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por LA FUNDACIÓN y se extiende a los diferentes actores que componen las campañas de recaudación de fondos y alianzas de cooperación de LA FUNDACIÓN las cuales, se encuentran dirigidas a personas mayores de edad o personas jurídicas que suministre sus datos en virtud del desarrollo de las actividades complementarias y afines con la actividad principal de LA FUNDACIÓN y genera un carácter vinculante sobre todas y todos los colaboradores de la misma, así como sobre las organizaciones nacionales e internacionales que LA FUNDACIÓN tenga relación.
3. MARCO LEGAL
Articulos 15 y 20 de la Constitución Política de la Republica de Colombia
Ley 1581 de 2012
Decreto Reglamentario 1377 de 2013
Decreto Reglamentario 886 de 2014
Circular única N°002 del 2015
Sentencia de la Corte Constitucional C-748 del 2011
Decreto 1759 de 2016
Decreto 1115 de 2017
Circular externa No 005 de 2017.
4. DEFINICIONES
Para efectos de facilitar la comprensión de la presente Política, se hace la transcripción de las definiciones incluidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2013 y del Decreto 1377 de 2013:
Habeas data: es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Reclamo: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del responsable
5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMEINTO DE DATOS PERSONALES
Los principios que se enuncian a continuación son los lineamientos que serán respetados por LA FUNDACIÓN, en los procesos de recolección, almacenamiento, uso, administración de los datos personales:
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular; de esta manera, el Tratamiento de datos personales al interior de LA FUNDACIÓN se efectuará, en el marco de las relaciones jurídicas contractuales que se celebre con sus distintos grupos de interés; en el marco de la ley cuando deba cumplirse un Tratamiento por mandato legal y; acorde con la finalidad previamente expresada al Titular del dato en aquellos casos en que el Tratamiento se realice de manera puntual.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 y la constitución y demás normas que las complementen. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en la internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
6. IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
RAZÓN SOCIAL: FUNDACIÓN CIGÜEÑA-CIGÜ
NIT: 901.863.076-0
DIRECCIÓN / CIUDAD: Cr 8 G Bis A No. 164 A 63/ Bogotá, D.C.
CORREO ELECTRÓNICO: cigufundacion@gmail.com
TELÉFONOS: 310-539291, 301-1838410
7. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
De acuerdo con lo estipulado en el artículo 8 de la ley 1581 del 2012, en donde se establecen los derechos de los Titulares de los datos personales, a continuación, se dan a conocer los derechos que el Titular de los datos personales puede ejercer:
* Conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir sus datos personales frente a LA FUNDACIÓN, frente a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.
* Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA FUNDACIÓN, en su condición de Responsable y Encargado del Tratamiento.
* Ser informado por LA FUNDACIÓN, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante LA FUNDACIÓN.
* Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos y; que LA FUNDACIÓN deba respetar justamente en cumplimiento de las disposiciones legales o contractuales que lo pueden obligar frente al Titular.
* Acceder en forma gratuita a sus datos personales al menos una (1) vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta Política de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el Titular como la persona que lo representen deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al Titular.
En los eventos en que se quieran ejercitar derechos de menores de edad, los mismos serán ejercidos por medio de las personas facultadas para representarlos legalmente.
8. DEBERES DEL DE LOS ENCARGADOS DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
De acuerdo con el artículo 18 de la ley 1581 del 2012, los Encargados del Tratamiento de los datos deberán cumplir a cabalidad con los siguientes deberes:
* Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. * Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
* Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos previstos en la presente política.
* Actualizar la información reportada por LA FUNDACIÓN dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
* Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos previstos en la presente política.
* Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se establece en la presente política.
* Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
* Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
* Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
* Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
* Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. PROCEDIMIENTO PARA TITULARES QUE DESEEN EJERCER SUS DERECHOS
En aras de dar cumplimiento a lo estipulado en la ley 1581 del 2012 y sus decretos reglamentarios, a continuación, se presenta el procedimiento para que los Titulares ejerzan sus derechos y tramiten sus quejas o reclamaciones.
El responsable de la atención de las consultas y/o reclamos, así como de la gestión del Programa integral de protección de datos personales es el Oficial de Protección de Datos Personales de LA FUNDACIÓN.
Cuando el Titular de la información desee ejercer sus derechos, la solicitud debe presentarse a través de un soporte escrito, sea físico o digital, por medio del correo electrónico cigufundacion@gmail.com o dirigiéndose a las instalaciones de LA FUNDACIÓN ubicada en Cr 8 G Bis A No. 164 A 63/ Bogotá, D.C. en la ciudad de Bogotá, D.C.
a. La solicitud debe contener la siguiente información.
Nombre del Titular del Dato Personal y de sus representantes, de ser el caso.
Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento. En cada caso, la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que LA FUNDACIÓN proceda como Responsable de la Base de Datos Personales a dar respuesta.
Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
Documentos que soportan la solicitud.
Firma de la solicitud por parte del Titular del dato personal. En caso de que el Titular esté representado por un tercero la solicitud debe ir acompañada del respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento de firma y contenido ante notario público. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.
b. Si faltare alguna de la información mencionada, LA FUNDACIÓN así lo comunicará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. LA FUNDACIÓN podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado.
c. Si la solicitud es para conocer o consultar sus datos personales, la solicitud debe especificar dicho derecho que requiere ejercer en calidad de Titular de la información.
d. Si la solicitud es para actualizar los datos personales, la solicitud debe especificar qué datos desea actualizar indicando dato anterior y dato actualizado.
e. Si la solicitud es para cancelar u oponerse al Tratamiento de sus datos, la solicitud debe especificar qué datos requiere suprimir de nuestras bases de datos.
f. Si la solicitud es para tramitar una reclamación a la organización, debe especificar en la carta la descripción de lo sucedido que dan lugar a dicho reclamo y la documentación correspondiente que evidencia dicha reclamación.
g. LA FUNDACIÓN recibirá la solicitud y de acuerdo con los tiempos de respuesta definidos en el presente documento dará una respuesta.
h. LA FUNDACIÓN, en los casos en los cuales actúe como Encargado del Tratamiento informará tal situación al Titular o interesado en el Dato Personal, y comunicará al Responsable del Dato Personal la solicitud, con el fin de que éste dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al Titular del Dato Personal o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del Responsable del Dato Personal y, en consecuencia, del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.
i. LA FUNDACIÓN documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los Titulares de los datos personales o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la organización.
j. Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los Titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descritos.
10.1 Del derecho de acceso:
LA FUNDACIÓN garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del Titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del Titular . Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 2.2.2.25.4.2. del Decreto Reglamentario 1074 de 2015, donde el “Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de la Política de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una dada por mes calendario, el Responsable solo podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el Responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos”.
10.2 Del derecho de consulta
Los Titulares de los datos personales podrán consultar, actualizar y rectificar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de LA FUNDACIÓN, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el procedimiento señalado.
LA FUNDACIÓN establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al Titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.
10.3 Del derecho a la supresión de datos
El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a LA FUNDACIÓN, la supresión (eliminación) de sus datos personales teniendo en cuenta los siguientes supuestos:
* Que los datos personales no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales. * Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. * Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos.
Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LA FUNDACIÓN. El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y LA FUNDACIÓN como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
* El Titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. * La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
* Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
10.4 Del derecho a revocar la autorización
Todo Titular de datos personales que correspondan a personas naturales puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, LA FUNDACIÓN ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al Titular revocar su consentimiento. La revocatoria de la autorización del tratamiento de los datos personales se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:
* Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que LA FUNDACIÓN debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.
* Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como, por ejemplo, para fines publicitarios, recepción de información relativa a las actividades que realiza LA FUNDACIÓN. En este caso, LA FUNDACIÓN deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del Titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.
El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y LA FUNDACIÓN como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
* El Titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. * La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
* Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
10. TIEMPOS DE RESPUESTA
* LA FUNDACIÓN, cuando sea Responsable del Tratamiento de la Base de Datos de Datos Personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días hábiles si se trata de una consulta; y de quince (15) días hábiles si se trata de un reclamo. En igual término se pronunciará cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene Datos Personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.
* En caso de consulta, actualización o rectificación, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de diez (10) días hábiles, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá la solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros diez (10) días hábiles.
* En caso de reclamo, solicitud de suprimir o revocar la autorización, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de quince (15) días hábiles, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros quince (15) días hábiles.
* LA FUNDACIÓN, cuando sea Responsable del Tratamiento de la Base de Datos de Datos Personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días hábiles si se trata de una actualización o rectificación; y de quince (15) días hábiles si se trata suprimir o revocar autorización. En igual término se pronunciará cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene Datos Personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.
11. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS Y SU FINALIDAD
LA FUNDACIÓN trata la información contenida en sus bases de datos en los casos en que actúa como Responsable o Encargado de Tratamiento, bajo las siguientes finalidades, a saber:
a. Tratamiento de datos personales de candidatas a gestantes subrogadas, donantes:
LA FUNDACIÓN trata los datos personales de los Titulares que se postulan como beneficiarios de los programas de donación de óvulos, esperma y/o gestación subrogada, durante y después de procesos de selección, con el fin de realizar el análisis legal, social, psicológico de los(as) aspirantes al programa de gestación subrogada y donantes de óvulos y/o esperma, programa social que lidera LA FUNDACIÓN. Estos datos son obtenidos a través de realización de entrevistas, diligenciamientos de
formularios, datos que son sujetos a análisis estadístico, presentación de informes, transmitir la información a un tercero (denominado Encargado) para el almacenamiento de la información en plataformas tecnológicas en la nube y otras actividades que contribuyan con el desarrollo del objeto social de la FUNDACIÓN. Se prohíbe ceder tal información a terceras partes. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal o disposición legal sobre la materia.
En caso de no continuar con el programa LA FUNDACIÓN, informará el resultado negativo del proceso y si el Titular lo solicita se le entregará la información proporcionada por el Titular. La información obtenida por LA FUNDACIÓN de los (as) aspirantes no seleccionados será eliminada de sus sistemas de información.
b. Tratamiento de datos personales de Padres intencionales:
El Tratamiento de los datos personales de los padres intencionales que ingresen al programa de subrogación que lidera LA FUNDACIÓN, tendrán como finalidad de mantenerlos informados sobre los eventos, capacitaciones, talleres, cursos y demás actividades propias de LA FUNDACIÓN. Así mismo, serán usados para brindarle la información del programa del cual hace parte dentro de la FUNDACIÓN.
c. Tratamiento de datos personales de los colaboradores y/o aliados estratégicos:
LA FUNDACIÓN trata la información personal de sus colaboradores y/o aliados estratégicos con la finalidad de dar cumplimiento a las actividades relacionadas con la relación contractual o estratégica que establece con ellos, incluyendo pero sin limitarse a: la gestión del personal que involucra entre otros el pago y administración como nómina (salarios, prestaciones sociales legales y extralegales, beneficios, reembolsos, seguros, realizar las deducciones autorizadas por la ley, por autoridad judicial o por el colaborador, pagos de servicios prestados) realizar los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral; la asignación de los elementos de trabajo como son los equipos de comunicación y cómputo, puesto de trabajo, correo electrónico y demás que requiera por las particularidades del cargo; la contratación de seguros; el desarrollo de personal; garantizar la seguridad y salud de los empleados; realización de actividades de bienestar, la emisión de certificaciones laborales, campañas publicitarias por temas propios de la empresa; identificación del colaborador por motivos de seguridad al ingreso de sus instalaciones físicas y virtuales. Igualmente, cualquier otra finalidad que sea compatible y pueda considerarse análoga a las señaladas. Transmitir la información a un tercero (denominado Encargado) para el almacenamiento de la información en plataformas tecnológicas en la nube y otras actividades que contribuyan con el desarrollo de la operación diaria de la compañía.
Para casos excepcionales donde se deba cumplir con disposiciones del gobierno nacional, situaciones que afecten la seguridad nacional y/o departamental, emergencia sanitaria, eventos donde se pueda ver afectada la integridad física de las persona, o similares, LA FUNDACIÓN, podrá realizar el tratamiento de los siguientes datos, en aras de garantizar la seguridad de colaboradores, contratistas, personal de aseo, seguridad y en general las personas que ejercen sus labores: datos de identificación, contacto, ubicación, estado de salud, medio de movilización, afiliación a entidades de salud para cumplir con las finalidades, pero sin limitarse: Prevención, asistencia médica, monitoreo del estado de salud de las personas, informar a las Entidades de salud de pública, Policía Nacional, gestionar permisos de movilidad, contactar con red hospitalaria.
Se prohíbe el uso de la información personal de los colaboradores para finalidades diferentes a las relacionadas con la gestión contractual. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal o disposición legal sobre la materia.
El Tratamiento de los datos personales de Titulares que finalicen su vínculo contractual con LA FUNDACIÓN, ex colaboradores y/o pensionados, tendrán como finalidad la de cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que existió, incluyendo pero sin limitarse a: la emisión de certificaciones laborales; reconocimiento de pensiones y/o sustituciones pensionales, emisión de certificados para liquidación de bonos pensionales, certificaciones para cobros y pagos de cuotas partes pensionales. Se prohíbe ceder tal información a terceras partes. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal o disposición legal sobre la materia.
d. Tratamiento de datos personales de proveedores.
El Tratamiento de los datos personales de los proveedores que brindan sus servicios a LA FUNDACIÓN, tendrán como finalidad posibilitar el desarrollo de la relación comercial y cumplir con las obligaciones fiscales y contables, participar en procesos de selección y evaluación que haya lugar a los proveedores con los que se tenga contacto para proveer un servicio a la organización. Transmitir la información a un tercero (denominado Encargado) para el almacenamiento de la información en plataformas tecnológicas en la nube y otras actividades que contribuyan con el desarrollo de la operación diaria de la compañía. Se prohíbe ceder tal información a terceras partes. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal o disposición legal sobre la materia.
e. Tratamiento de datos personales de los fundadores
El Tratamiento de los datos personales de los fundadores de LA FUNDACIÓN, tendrán como finalidad garantizar el ejercicio de sus derechos y el desarrollo de sus deberes que les comporta por su condición de fundador y/o en cumplimiento de la ley civil y comercial; asimismo, sus datos serán tratados en caso de requerirse en actividades fiscales y estadísticas. Transmitir la información a un tercero (denominado Encargado) para el almacenamiento de la información en plataformas tecnológicas en la nube y otras actividades que contribuyan con el desarrollo de la operación diaria de LA FUNDACIÓN. Se prohíbe ceder tal información a terceras partes. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal o disposición legal sobre la materia.
f. Grabaciones, filmaciones y comunicaciones
LA FUNDACIÓN, como parte de su estrategia de social y de comunicación, hará uso de plataformas tecnológicas de terceros para la realización de sus actividades tales como emisión de comunicados, boletines, infografías, material de informativo, webinars, reuniones virtuales en atención a los compromisos contractuales y administrativos existentes con los fundadores, aspirantes a colaborador, colaboradores actuales, usuarios, consumidores, proveedores y en general con las personas con las que LA FUNDACIÓN requiera tener una comunicación directa, entre otros. Durante el desarrollo de estas actividades se solicitará la autorización de la audiencia para realizar la grabación de audio y video, así como el uso de imágenes para atender el interés legítimo de LA FUNDACIÓN de tener un registro de las actividades desarrolladas, dar a conocer en diferentes medios y redes de comunicación las actividades y servicios de la FUNDACIÓN.
LA FUNDACIÓN se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones. La entrega de información por parte de los Titulares en cualquier forma, no trasmite a LA FUNDACIÓN, la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma, a menos que exista acuerdo. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular. Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral y/o profesional con LA FUNDACIÓN, y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita. De igual forma el Titular de los datos personales entregados, podrá ejercer sus derechos en todo momento siguiendo el procedimiento descrito en esta Política.
12. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACION DEL TITULAR * Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
* Datos de naturaleza pública.
* Casos de urgencia médica o sanitaria.
* Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos estadísticos o científicos.
* Datos relacionados con el Registro Civil de La Personas.
13. VIGENCIA
Esta política del tratamiento de los datos personales rige a partir del 20 de diciembre de 2024 y será aplicada por LA FUNDACIÓN y sus encargados, en cumplimiento a lo establecido en el decreto 1377 de 2013, hasta por el tiempo de la vigencia de la FUNDACIÓN o la que la sustituya a cualquier título, el de su liquidación teniendo en cuenta siempre lo que la ley establezca.
Las bases de datos en poder de LA FUNDACIÓN y sus encargados, en las que se registran datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política y se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información.
El titular de los datos personales manifiesta de manera previa y expresa que LA FUNDACIÓN le ha informado la finalidad para la cual utilizará sus datos personales, conforme con las políticas establecidas en este presente documento.
13.1 Actualización de la Política
LA FUNDACIÓN se reserva el derecho de modificar los términos y condiciones del presente documento “POLITICA DE PROTECCION Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES FUNDACIÓN CIGÜEÑA-CIGÜ” como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se publicará con 15 días de anticipación a su vigencia el nuevo documento de Política de Tratamiento de Datos Personales en la página web: https://www.fundacioncigu.com/
